Tại sao doanh nghiệp logistics cần phần mềm quản trị?

CRM, TMS và quản lý kho khác nhau thế nào?

CRM hỗ trợ quan hệ khách hàng, yêu cầu báo giá và xử lý phản hồi. TMS phục vụ quản lý vận tải; SAP mô tả nhóm hệ thống này gắn với việc lập kế hoạch và thực hiện vận chuyển. Quản lý kho lại tập trung vào hàng, vị trí lưu và các hoạt động nhập xuất.

Tham khảo: SAP: hệ thống quản lý vận tải TMS ↗

Dấu hiệu thông tin giao nhận đang bị đứt đoạn

Nên bắt đầu từ những chỗ đứt đoạn này. Một bản đồ đẹp không giúp được nhiều nếu dữ liệu đơn hàng và trạng thái vẫn cập nhật không nhất quán.

• Một đơn có nhiều mã khác nhau giữa bán hàng, kho và vận chuyển.
• Trạng thái “đang giao” kéo dài nhưng không biết lần cập nhật cuối.
• Khách phản ánh vấn đề mà người chăm sóc không thấy chứng từ liên quan.
• Đơn đã xong nhưng chi phí và khoản thu vẫn chưa đối soát được.

Quy trình mẫu từ yêu cầu đến hoàn tất đơn

Nhân viên tiếp nhận yêu cầu trong hồ sơ khách, xác nhận điểm lấy, điểm giao và các yêu cầu phục vụ. Khi chốt, hệ thống tạo đơn với mã chung. Điều phối phân công chuyến, kho xác nhận việc giao hàng cho vận chuyển và người thực hiện cập nhật theo các mốc đã định.

Nếu có sự cố, cần lưu loại sự cố, thời điểm, người xử lý và việc tiếp theo. Chứng từ hoàn tất được gắn với đúng đơn để nhóm chăm sóc và đối soát cùng tra cứu. Đây là ví dụ quy trình; từng mô hình giao hàng sẽ cần điều chỉnh chi tiết.

Tính năng cần kiểm tra trong buổi demo

Theo dõi GPS, tối ưu tuyến và tích hợp hãng vận chuyển là các phạm vi cần xác nhận riêng. Kiểm tra thiết bị, API, chi phí và cách xử lý dữ liệu trễ trước khi đưa vào yêu cầu nghiệm thu.

• Mã đơn xuyên suốt và tìm kiếm theo khách, chuyến hoặc trạng thái.
• Phân công xử lý và nhật ký cập nhật có thời gian.
• Chứng từ giao nhận, ảnh và ghi chú gắn với đơn.
• Quản lý ngoại lệ: giao lại, đổi địa chỉ, thiếu hàng hoặc chưa liên hệ được.
• Theo dõi khoản thu, chi phí và trạng thái đối soát theo quyền hạn.

Đánh giá bằng khả năng truy vết và phối hợp

Theo dõi số đơn thiếu trạng thái, thời gian phản hồi khách, tỷ lệ chứng từ đầy đủ và số đơn chờ đối soát. Với giao đúng hẹn, cần thống nhất mốc hẹn và cách ghi nhận thay đổi do khách yêu cầu.

Phần mềm không loại bỏ mọi sự cố giao nhận. Giá trị quan trọng là nhận biết sớm, giao trách nhiệm xử lý và có dữ liệu để giải thích rõ với khách. Nên chạy thử một tuyến hoặc nhóm khách trước.

Chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho NEV

Một bộ mẫu gồm đơn vận chuyển, phiếu giao nhận, danh sách trạng thái và báo cáo đối soát sẽ giúp làm rõ phạm vi. Hãy bổ sung ít nhất một tình huống giao thất bại để kiểm tra quy trình có xử lý được ngoại lệ hay chỉ chạy được trường hợp thuận lợi.